Sala di studio
per comunicazioni con la sala studio:
as-al.salastudio@cultura.gov.it
La sala di studio di norma è aperta al pubblico dal lunedì al venerdì, con il seguente orario, ma gli orari possono subire mutamenti, si prega sempre di controllare gli avvisi in home page:
lunedì, mercoledì e venerdì
dalle 8.10 alle 13.15;
martedì e giovedì dalle 8.10 alle 16.45.
----
NUMERO MASSIMO DI PEZZI PRENOTABILI AL GIORNO:
Ruoli matricolari e liste di leva
Per la ricerca delle matricole è possibile consultare il database sul PC di Sala Studio al primo accesso; successivamente, negli orari stabiliti, sarà possibile prenotare i registri da consultare.
Il numero di registri prenotabili al giorno è di 3 unità per singola ricerca.
È stabilito un numero massimo di movimentazione giornaliera che corrisponde a 12 pezzi totali: le prenotazioni che avverranno, oltre tale numero, slitteranno a giornate successive.
Materiale archivistico
Per la consultazione del materiale archivistico è obbligatoria la prenotazione nelle 48 ore precedenti. Si possono richiedere fino a 3 unità giornaliere.
Catasto e mappe
Per la visura delle mappe e dei documenti catastali, occorre concordare il giorno e l'ora con il personale addetto.
Giacenza materiale
È consentito trattenere in giacenza al massimo n. 3 unità per n. 10 giorni. In caso di mancata comunicazione il materiale archivistico dovrà essere ritirato e ricollocato dal personale addetto.
AMMISSIONE ALLA SALA STUDIO
La ricerca negli Archivi di Stato è libera e gratuita ed è subordinata all'autorizzazione del Direttore, valida per l'anno solare in corso.
A questo scopo, gli utenti devono presentare una domanda compilando l'apposito modulo messo a disposizione nella sala studio o fornito via mail, comprendente anche una dichiarazione dalla quale risulti che sono a conoscenza delle norme in materia di riproduzione digitale, disposte dalla legge 124/2017 con modifica dell'art. 108 dei commi 3 e 3 bis.
Al momento della registrazione, l'utente deve apporre la propria firma sul registro giornaliero delle presenze, esibire un documento d'identità valido e fornire al personale i dati necessari per l'iscrizione. Lo studioso deve altresì specificare l'oggetto della sua ricerca, segnalando ogni variazione rispetto a quanto dichiarato all'atto del suo accreditamento. Sottoscrivendo la domanda di ammissione, l'utente acconsente al trattamento analogico ed informatico dei propri dati personali e si impegna a rispettare il presente regolamento nonchè il Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici, allegato A2 al Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs n. 196 del 2003, così come sostituito e/o modificato dal GDPR Regolamento UE 2016/679)
Il conferimento dei dati personali ha natura obbligatoria e il rifiuto comporta l'esclusione dai servizi di sala.
COMPORTAMENTO DELL'UTENZA
Gli utenti potranno introdurre in Sala Studio esclusivamente penne, matite, quaderni o fogli sciolti di formato non superiore ad A4, computer portatili privi di custodia, apparecchiature fotografiche e telefoni cellulari con suoneria ridotta a vibrazione.
E' vietato:
- introdurre in Sala Studio borse, cartelle, cartellette, contenitori, astucci e custodie di qualsiasi genere, che dovranno invece essere depositati negli appositi armadietti situati all'ingresso dell'Istituto;
- disturbare il silenzio della sala studio (le conversazioni devono avvenire nell'area a ciò destinata);
- fumare, bere o mangiare al di fuori degli spazi appositamente dedicati;
- utilizzare apparecchiature rumorose (ad esempio telefoni cellulari);
- occupare più di una postazione;
- servizi impropriamente dei beni dell'Istituto (ad esempio sedersi sui tavoli);
- appoggiarsi sui documenti;
- apporre segni, anche a matita, sui documenti;
- eseguire calchi e lucidi dei documenti;
- uscire dalla sala studio con il materiale archivistico (ogni operazione che comporti il trasferimento dei pezzi in altri locali può essere svolta solo dal personale di sala);
- provocare lacerazioni, cambiare l'ordine delle carte sciolte, dei fascicoli e dei sottofascicoli ed eseguire qualsiasi azione che possa pregiudicare l'integrità del materiale o alternarne la sequenza originale;
- aprire qualsiasi documento sigillato, come, ad esempio un testamento (in tal caso è necessario rivolgersi al funzionario archivista chiedendo di dar corso alla procedura di apertura).
L'Istituto dispone di impianti di videosorveglianza e autorizza il personale ad eseguire controlli in entrata e in uscita.
CONSULTAZIONE DEL MATERIALE ARCHIVISTICO
Le richieste di consultazione del materiale archivistico sono effettuate direttamente dallo studioso o da un assistente mediante la compilazione delle schede disponibili in sala. Occorre compilare un distinto modulo per ogni unità archivistica desiderata, fornendo la corretta segnatura. Le prese del materiale sono effettuate due volte al giorno (mattina e pomeriggio).
La prenotazione è obbligatoria e può essere richiesta telefonicamente o via e-mail all'indirizzo:
as-al.salastudio@cultura.gov.it
In assenza di prenotazione, non si assicura la presa dei pezzi occorrenti.
È stabilito un numero massimo di movimentazione giornaliera che corrisponde a 12 pezzi totali: le prenotazioni che avverranno oltre tale numero slitteranno a giornate successive.
Il numero dei pezzi effettivamente consegnati potrebbe comunque subire variazioni, per difetto, in caso di picchi di affluenza o assenza di personale addetto.
È possibile consultare una sola unità alla volta.
La consultazione dei documenti riservati è sottoposta all'autorizzazione del Ministero dell'Interno, ai sensi degli artt. 122 e 123 del D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42. La richiesta deve essere indirizzata alla locale Prefettura compilando gli appositi moduli resi disponibili nella sala studio. L'istanza, formulata con l'indicazione dell'oggetto della ricerca e della documentazione di cui si richiede la consultazione anticipata, sarà quindi trasmessa dal Direttore, unitamente al suo parere, all'ufficio competente.
La consultazione del materiale antico e di pregio si svolge esclusivamente nelle postazioni a ciò dedicate.
Qualora lo studioso rilevi la presenza di danni, ammanchi o stati di disordine pregressi è tenuto a segnalarlo al personale di sala e ad astenersi da qualsiasi intervento riparatore.
Gli utenti che contravvengono alle anzidette disposizioni possono venire allontanati dalla sala studio e, nei casi più gravi, esclusi temporaneamente o definitivamente da tutti gli Archivi di Stato, nonchè eventualmente denunciati all'Autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le relative sanzioni penali.
RICHIESTE DI DEPOSITO
Le unità archivistiche, su richiesta dello studioso e per un numero non superiore a 3, possono essere mantenute in deposito fino a 10 giorni. Trascorso tale periodo, in assenza di motivate richieste di proroga, i documenti saranno ricollocati.
STRUMENTI DI RICERCA
Per svolgere la propria ricerca, l'utente può avvalersi del supporto degli archivisti e dell'esperienza del personale di sala, a disposizione per orientare lo studio nell'ambito del patrimonio documentario conservato dall'Istituto. La consultazione dei mezzi di corredo (guide, inventari, elenchi, rubriche, schede, ecc.) può svolgersi esclusivamente nella sala inventari.
L'Istituto mette a disposizione della sala studio un computer dal quale è possibile accedere alla consultazione degli strumenti di ricerca in formato digitale e dei principali portali archivistici.
SERVIZIO DI FOTORIPRODUZIONE
Compatibilmente con lo stato di conservazione dei documenti, l'Istituto effettua un servizio di fotoriproduzione tramite fotocopia, fotografia e scansione. al fine di garantire l'integrità e la salvaguardia del materiale archivistico, il Direttore ha facoltà di sottrarre alla consultazione alla riproduzione documentazione in precario stato di conservazione.
Per le modalità di esecuzione dei suindicati servizi, lo studioso può rivolgersi agli addetti della sala studio e prendere visione del tariffario.
Dal 29 agosto 2017 è entrata in vigore la L. 4 agosto 2017 n. 124, che ha modificato l'art. 108 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio che quindi recita:
"nessun canone è dovuto per le riproduzioni richieste o eseguite da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione, purchè attuate senza scopo di lucro. I richiedenti sono comunque tenuti al rimborso delle spese sostenute dalla Amministrazione concedente.
3-bis - Sono in ogni caso libere le seguenti attività, svolte senza scopo di lucro per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale:
1. la riproduzione di beni culturali diversi dagli archivistici sottoposti a restrizioni di consultabilità, ai sensi del capo 3 del presente titolo, attuata nel rispetto delle disposizioni che tutelano il diritto di autore e con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene nè l'esposizione dello stesso a sorgenti luminose, nè, all'interno degli Istituti della cultura, l'uso di stativi o treppiedi;
2. la divulgazione con qualsiasi mezzo delle immagini di beni culturali, legittimamente acquisite in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro".
Con circolare n. 33 del 07/09/2017, successivo Addendum circolare n. 39 del 29/09/2017 e successivo D.M. 161 dell’11/04/2023 la Direzione Generale Archivi ha fornito le indicazioni applicative in materia.
Le riproduzioni di beni culturali richieste agli archivi per uso strettamente personale o per motivi di studio non possono essere duplicate, utilizzate per fini di lucro, diffuse, divulgate o vendute al pubblico. In caso di violazioni, lo studioso incorre nelle sanzioni previste dalla normativa vigente.
Non è riproducibile con mezzi propri quanto già digitalizzato dall'Istituto.
Nei lavori pubblicati è obbligatoria la corretta citazione delle fonti documentarie utilizzate. Si ricorsa, inoltre, che il rispetto del diritto d'autore è responsabilità dello studioso.
L'utente che utilizza materiale documentario conservato presso l'Archivio di Stato si impegna a consegnare copia analogica o digitale dell'eventuale pubblicazione o tesi. Per queste ultime lo studioso può stabilire le condizioni d'uso. La consultazione e la riproduzione delle tesi sono consentite solo in presenza di specifica liberatoria da parte dell'autore.
FOTORIPRODUZIONI ESEGUITE DIRETTAMENTE DAGLI UTENTI
E' libera la fotoriproduzione, senza scopo di lucro, di documenti di archivio eseguita direttamente dallo studioso in sala studio senza l'utilizzo di flash e cavalletti.
AUTORIZZAZIONE ALLA PUBBLICAZIONE DI IMMAGINI E DOCUMENTI
Ai sensi della normativa di cui sopra, è libera la divulgazione, con qualsiasi mezzo, svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, delle immagini di beni culturali, legittimamente acquisite, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte.
Rientrano in questa categoria le seguenti attività:
1. pubblicazione di immagini in libri con tiratura inferiore alle 300 copie e prezzo inferiore a € 50 e in periodici scientifici;
2. esposizione in mostre ad accesso libero;
3. pubblicazioni online purchè senza inserzioni pubblicitarie e ad accesso gratuito.
Per tali pubblicazioni è sufficiente comunicare al Direttore dell'Archivio l'intenzione di procedere alla pubblicazione. Lo studioso deve riportare l'esatta segnatura archivistica del documento riprodotto e consegnare all'Istituto una copia dell'elaborato in formato digitale e cartaceo.
Per quanto attiene alla pubblicazione di immagini di un documento archivistico o di parte di esso per altre finalità, alla pubblicazione in libri con tiratura e prezzi superiori a quelli soprindicati e in periodici non scientifici, è necessario richiedere l'autorizzazione del Direttore compilando l'apposito modulo disponibile in sala studio.
La pubblicazione deve riportare l'esatta segnatura archivistica del documento riprodotto, la menzione "su concessione del Ministero per i beni e le attività culturali" e il divieto di riprodurre o duplicare ulteriormente con qualsiasi mezzo.
Vige l'obbligo di consegnare all'Istituto una copia della pubblicazione in formato digitale e/o cartaceo, nonchè indicarne la posizione liberamente accessibile online.
Per l'ammontare dei diritti di pubblicazione e le modalità di pagamento si rimanda al tariffario.
BIBLIOTECA
Con l'ammissione alla sala studio è autorizzato alla consultazione del materiale conservato nella Biblioteca dell'Istituto, sino a un massimo di 3 unità. Non è ammesso il prestito.
RICERCHE E COPIE DI DOCUMENTI PER USO AMMINISTRATIVO
1. Per la consultazione di documenti a fini amministrativi ai sensi della L. 241/1990 gli interessati devono presentare domanda al Direttore dell'Archivio. La domanda, che dovrà contenere nome, cognome e residenza del richiedente e gli estremi dei documenti di cui si richiede la consultazione, dovrà essere compilata in carta semplice per la richiesta di visione dei documenti.
2. In caso di estrazione di copie, il richiedente è tenuto al rimborso delle spese sostenute dall'Archivio per il rilascio delle copie.
3. Le copie autentiche (come definite dall'art. 18 del DPR n. 445/2000) ovvero dichiarate conformi all'originale dal pubblico ufficiale che l'ha rilasciata (come definite dall'art. 5 del DPR n. 642/1972) sono esenti da bollo nei casi elencati dalla tabella B allegata al citato DPR n. 642/1972 o dalle leggi speciali in materia; al di fuori dei casi contemplati, sono dovuti gli oneri di cui al successivo comma 4. E' in alternativa possibile redigere una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà attestante la conformità della copia all'originale conservato presso l'Archivio di Stato di Alessandria, ai sensi degli art. 19, 19-bis, 47, 71, 72, 73, 75 e 76 del DPR 445/2000.
4. Ove non ricorrano le esenzioni da bollo per le dichiarazioni copia conforme rilasciate dall'Archivio ai sensi del DPR n. 642/1972, tabella B, si aggiungono gli oneri fiscali comunque previsti dal medesimo DPR n. 642/1972 e così dettagliati:
a) sulla richiesta di copie per uso amministrativo deve essere applicata una marca da bollo da euro 16,00;
b) sulla copia di ogni documento richiesto deve essere applicata una marca da bollo da euro 16,00, e nel caso di documenti originali che superino le quattro facciate la marca deve essere applicata ogni quattro fogli dello stesso documento.
Il patrimonio archivistico è in parte censito e consultabile sul sito del Sistema Informativo degli Archivi di Stato (SIAS)
Regolamento di Sala Studio in vigore dal 03.2019 - pdf
